Nhà XTV

Các nhân viên thành công luôn thường xuyên bận rộn với email, làm nhiều việc cùng một lúc và sẵn sàng giải quyết mọi vấn đề phát sinh? Bạn nghĩ như thế - nhưng có thể bạn đã lầm. Nếu bạn đang tìm cách để tối ưu hóa hiệu suất công việc thì cần tránh những thói quen tưởng chừng “lành mạnh” sau đây:

Hầu như nhân viên nào cũng thường xuyên làm việc thông qua email. Tuy nhiên, nhiều nghiên cứu cho thấy nếu bạn dành phần lớn thời gian để trả lời email thì bạn sẽ mất khoảng 2,1 tiếng đồng hồ năng suất mỗi ngày.

Theo tập đoàn Intel, ước tính các công ty lớn sẽ mất khoảng 1 tỷ USD mỗi năm vì năng suất nhân viên giảm do phải kiểm tra email 55 lần mỗi ngày.

Dĩ nhiên cũng không thể phủ nhận tính hiệu quả và cần thiết của email đối với công việc, nhưng chỉ khi nào bạn sử dụng đúng cách mà thôi.

Nghiên cứu mới đây cho thấy việc xem email thường xuyên không chỉ làm bạn bị xao lãng đối với công việc đang làm mà còn làm giảm thời gian tập trung, tăng stress và sự khó chịu, giảm cảm giác thỏa mãn và sức sáng tạo trong công việc, nhất là khi các nhân viên văn phòng hay có thói quen vừa kiểm tra email công ty vừa kiểm tra email cá nhân.

Các nhà tâm lý học tại trường Đại học Indiana cho rằng: “Theo nhận định của các chuyên gia thần kinh học, não của chúng ta không có khả năng làm hai việc cùng một lúc. Thực chất những gì chúng ta làm chỉ là chuyển sự chú ý qua lại, và điều này khiến năng suất của bạn giảm hẳn và chất lượng không được đảm bảo”.

Hãy làm một thử nghiệm nhỏ sau đây: Chọn hai công việc gần giống nhau. Với việc đầu tiên, bạn hãy phát huy tài “đa năng” của mình. Với việc thứ hai, hãy dồn 100% sự tập trung để hoàn thành, không điện thoại, không email. Sau đó, bạn hãy so sánh thời gian đã bỏ ra, và cảm nhận cảm giác thỏa mãn của việc xử lý triệt để công việc mà không bị xao lãng là như thế nào.

Có một quy luật công sở mà hầu như ai cũng thừa nhận là: chỉ có 20% công việc bạn làm thật sự đóng góp đến 80% cho sự thành công của bạn. Nói cách khác, email, Twitter, Facebook và hội họp tưởng chừng như quan trọng nhưng thực chất lại “đánh cắp” thời gian của bạn nhiều nhất, khiến những công việc mang lại giá trị thực sự cho bạn không thể hoàn thành đúng hạn.

Thông thường, công việc mỗi ngày của dân công sở chia làm 4 loại:

-          Quan trọng và Khẩn cấp

-          Quan trọng nhưng Không khẩn cấp

-          Không quan trọng nhưng Khẩn cấp

-          Không quan trọng và Không khẩn cấp.

Theo các nghiên cứu, những nhân viên thành công thường dành nhiều thời gian cho loại thứ hai và đây mới chính là những hoạt động tạo giá trị cho công việc, và đóng góp cho sự thăng tiến của bạn.

Vì vậy, hãy phân các công việc thường ngày vào 4 loại này và xem xét xem bạn cần hạn chế những việc”tủn mủn” nào nhé.

---

Nguồn:
[1] dantri.com.vn